TOP Ö 5: Fragen an den Datenschutzbeauftragten der Stadt Schwerte

Frau Hoffmann begrüßt Herrn Klinger als Abgeordneten der Stadt Bergkamen.

 

Herr Klinger bestätigt, dass er als Abgeordneter der Stadt Bergkamen als Datenschutzbeauftragter der  Stadt Schwerte fungiert aber auch noch andere Funktionen bei der Stadt Bergkamen wahrnimmt.

Herr Klinger weist u. a. auf folgende Datenschutzanforderung hin:

Bei Verschicken von E-Mails sollten die Adressaten in das Feld BCC eingetragen werden, damit keiner die Adresse des anderen sehen kann. Bei der Mail-Adresse handele es sich um personenbezogene Daten. Weitere personenbezogene Daten seien z. B. Name, Alter, Familienstand, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, Konto- und Kreditkartennummer, KFZ-Kennzeichen, Vorstrafen, genetische Daten, medizinische Daten, Sozialdaten. Beim Austausch von Daten per E-Mail sei besondere Vorsicht geboten, da es sich um “wie mit Bleistift geschriebene Dokumente“ handele. Datenschutzrechtlich sei der E-Mail-Verkehr von Rats- und Ausschussmitgliedern deshalb sehr bedenklich.

Das Abrufen von personenbezogenen Daten müsse immer auf einer Gesetzesgrundlage beruhen oder es müsse eine Einwilligung des Betroffenen zum Datenabruf vorliegen. Verantwortlich für die Daten sei derjenige, der die Daten abrufe bzw. derjenige, der die Daten schicke, falls kein Abruf erfolgt sei.

 

Bei Videoüberwachung würden besondere Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes gelten. Beispielsweise die Überwachung öffentlicher Schließfächer sei aufgrund einer Anfrage vom Landesdatenschutzbeauftragten überprüft worden und habe dazu geführt, die Anlage abzubauen. Es käme darauf an, ob nur in Echtzeit nachgesehen oder in Echtzeit aufgezeichnet werde. Im Falle der personenscharfen Aufzeichnung würden besondere Löschfristen und besondere Bestimmungen beim Anschauen der aufgezeichneten Sequenzen gelten.

 

Frau Schröder schildert den hohen Aufwand eines Schulsekretariates, das für zu spät kommende Kinder einzelfallbezogen die Tür händisch öffnen muss. Sie fragt nach, ob mit einer Video-Gegensprechanlage die Wege zwischen Sekretariat und Schultür vermieden werden dürfen.

 

Herr Klinger weist darauf hin, dass zunächst andere Ordnungsmaßnahmen überprüft  werden müssen, bevor  eine Videoüberwachung erfolgen darf.

 

Herr Nies-von-Colson bezweifelt, dass der Zutritt über eine Kamera aus datenschutzrechtlichen Gründen verboten sei.

 

Herr Klinger betont, dass er nicht gesagt habe, dass es verboten sei, sondern, dass der Einzelfall geprüft werden müsse, weil immer für eine Kamera, auch wenn es sich um eine Attrappe handelt, das Datenschutzgesetz beachtet werden müsse.

 

Herr Reinert fragt ob Messenger-Dienste die Möglichkeit bieten, komfortabel einen Datenaustausch zu gewährleisten und dabei den Datenschutz zu wahren.

 

Herr Klinger bestätigt, dass eine Verschlüsselung wie sie z. B. bei Apple zu finden sei, datenschutzrechtlich akzeptabel sei. Die Stadt Bergkamen habe dazu einen Leitfaden herausgegeben, der darüber informiere was bei einer derartigen Verschlüsselungsart rechtlich zulässig sei.

 

Frau Pohle fragt nach, ob der E-Mail-Austausch der Ausschussmitglieder untereinander datenschutzrechtlich unbedenklich sei.

 

Herr Klinger betont, dass ein Verschicken über E-Mail sehr gefährlich sei. Es dürfe lediglich über das Ratsinformationssystem oder per Hauspost miteinander kommuniziert werden. Nach dem Bundesdatenschutzgesetzt sei eine Kommunikation per E-Mail nicht erlaubt.

 

Herr Haarmann möchte Informationen über die datenschutzrechtliche Einordnung der Ratsmitglieder innerhalb der Verwaltung erhalten.

 

Herr Klinger stimmt Herrn Haarmann zu, dass seiner Meinung nach die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Mitarbeiter nicht für die Ratsmitglieder bindend seien. Jedes Ratsmitglied sei gehalten, sich den Vorschriften des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) gemäß zu verhalten. Jedes Ratsmitglied sei dafür verantwortlich, dass mit den Daten nichts Negatives geschehe.

 

Herr Haarmann möchte erfahren, wie der Datenzugriff durch Administratoren geregelt sei.

 

Herr Klinger betont, dass Administratoren zusätzlich datenschutzrechtlich verpflichtet würden, da sie prinzipiell zu allen Daten Zugriff hätten.

 

Herr Haarmann hakt nach, wer beim Öffnen einer E-Mail von einem Ratsmitglied neben dem Administrator anwesend sein sollte. Da das Ratsmitglied nicht zur Belegschaft gehöre, könne auch nicht der Personalrat zuständig sein. Herr Haarmann fragt ob es sein könne, dass der Ältestenrat dafür zuständig sei.

 

Herr Klinger weist darauf hin, dass für die Mitarbeiter der Stadt die Dienstanweisungen Relevanz hätten. Empfohlen werde, dass mit dem dienstlichen Internetzugang nur dienstlich gearbeitet werden solle. Für die Ratsmitglieder sei es empfehlenswert, einen eigenen gesicherten Zugang zu schaffen.

 

Herr Nies-von-Colson  fragt nach wie sinnvoll es sei, eine Verschlüsselung für den Mail-Verkehr einzuführen.

 

Herr Klinger stellt fest, dass es technisch möglich sei, man sich aber die Frage stellen müsse, ob es ökonomisch sinnvoll ist.

 

Frau Schröder  stellt fest, dass bedenkliche E-Mails über den Fraktionsserver  mit dem Administrator und  dem betreffenden Fraktionsmitglied gemeinsam geöffnet werden sollten.

 

Herr Klinger betont, dass personenbezogene Daten auf keinen Fall per E-Mail verschickt werden sollten.

 

Herr Winkler wirft ein, dass Mails, deren Absender er nicht kennt und die nicht vertrauenswürdig seien, gelöscht würden.  Wenn diese Mails allerdings einen Anhang erhielten, würde die IT-Administration benachrichtigt. Eine Regelung, wer im Beisein von wem derartige Mails öffnen darf müsse für Fraktions- bzw. Ratsmitglieder getroffen werden.

 

Frau Hoffmann  regte an, dieses Thema auch im Ältestenrat zu erörtern.

 

Herr Diekmann fragt nach, ob der Veranstalter des Stadtfestes einen Film für Werbezwecke drehen dürfe.

 

Herr Klinger weist darauf hin, dass das Filmen von nur einer Person rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen könnte. Das Aufnehmen des Stadtfestes als ‘Ganzes‘ stelle kein Problem dar. Rechtlich unbedenklich sei, Personen zu filmen, die den Aufnahmen ausdrücklich zustimmen.

 

Herr Reinert fragt nach den datenschutzrechtlichen Grundlagen für den Erstwählerbrief.

 

Herr Klinger betont, dass für jedes Handeln in diesem Bereich, für das eine rechtliche Grundlage bestehe, unbedenklich sei.

 

Frau Hoffmann fragt, ob der Datenschutzbeauftragte bei Anschaffen einer neuen Software beteiligt würde.

 

Herr Klinger informiert, dass lt. Verfahrensanweisung der Datenschutzbeauftragte bei Ausschreibungen involviert werden müsse. Der Vergabevermerk beinhalte eine Verfahrensanweisung, in der abgeprüft werde, ob und in wie weit personenbezogene Daten von Relevanz seien. Diese Informationen würden in einer Datenbank abgespeichert und seien von jedem Bürger einsehbar.

 

Frau Schröder fragt nach Korruptionsprävention im Zusammenhang mit Freikarten für Kulturveranstaltungen für die Fraktion. Die SPD Fraktion lehne diese Angebote dankend ab und bezahle einen Besuch ggf. aus eigener Tasche. Frau Schröder möchte erfahren, ob es sich bereits um einen Korruptionsversuch bei Anbieten der Freikarten handele.

 

Herr Klinger erklärt, dass es auf den Wert der „Werbegeschenke“ ankomme. Kugelschreiber oder Blocks von geringem Wert (2-3 €) würden kein Problem darstellen.  In Bergkamen sei für Ratsmitglieder ein Passus in der Ehrenordnung aufgenommen,  aus dem hervorgehe, dass höherwertige Geschenke nicht angenommen werden sollten. In korruptionsgefährdeten Bereichen wie z. B. Vergabestellen  sollte das Personal im Rhythmus von ca. fünf Jahren rotieren.

Ein System, das Hinweisgeber qualifiziert, sei im Allgemeinen nicht gewünscht. Ihm sei ein Fall eines Bestechungsversuches bekannt, der auch strafrechtlich verfolgt worden sei. Aus diesem Grund sei es sinnvoll, eine Dienstanweisung gegen Korruption zu erstellen, in der die Wertgrenzen für derartige Geschenke definiert werden sollten. Für die Ratsmitglieder sollten entsprechende Bestimmungen in die Ehrenordnung aufgenommen werden.

 

Herr Winkler bestätigt, dass es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Schwerte eine entsprechende Dienstanweisung gebe. Ob für die Ratsmitglieder eine entsprechende Regelung getroffen wäre, sei zu prüfen.

 

Frau Hoffmann fragt nach, ob es für die Stadt Schwerte einen Korruptionsbeauftragten gebe.

 

Herr Winkler weist auf die entsprechende Dienstanweisung hin und bestätigt, dass er bisher keinen Korruptionsfall hatte und daher keine Notwendigkeit gesehen worden sei, einen Korruptionsbeauftragten zu ernennen.

 

Herr Winkler regt an, in einer der nächsten Sitzungen des Ältestenrates zum Thema Datenschutz und Datensicherheit einen Mitarbeiter der Citkomm und einen Mitarbeiter der EDV-Administration der Stadt Schwerte einzuladen. Dieses wurde von den Ausschussmitgliedern begrüßt.

 

Frau Hoffmann bedankt sich bei Herrn Klinger für seine ausführliche Bratung.